Acord de Prelucrare a Datelor

Acest Acord de Prelucrare a Datelor („DPA”) completează Termenii și Condițiile ToolFlux și se aplică atunci când, prin utilizarea aplicației și consolei ToolFlux, ne încredințezi date cu caracter personal despre angajații sau colaboratorii tăi (ex. nume, semnături, alocări de echipamente). Îl accepți bifând căsuța corespunzătoare la activarea contului companiei — acesta constituie un contract, în sensul art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”).

1. Părți și roluri

În sensul GDPR: tu (compania client) ești Operator al datelor angajaților/colaboratorilor tăi introduse în ToolFlux. ToolFlux (MORNINGSTAR SOFTWARE S.R.L., CUI 55437739) acționează ca Persoană Împuternicită de Operator și prelucrează aceste date exclusiv în numele tău, pentru a furniza serviciul.

2. Obiect, durată și natura prelucrării

• Obiect: găzduirea și operarea platformei ToolFlux (aplicație mobilă + consolă web) pentru gestiunea echipamentelor.
• Durată: pe toată durata abonamentului activ, plus perioada de retenție post-reziliere descrisă la §7.
• Natură: stocare, structurare, consultare, modificare și ștergere, realizate automat prin platformă.

3. Categorii de date și persoane vizate

• Persoane vizate: angajați, colaboratori și utilizatori ai companiei tale cu acces la ToolFlux.
• Date prelucrate: nume, e-mail, rol, semnătură digitală (proces-verbale predare-primire), istoric alocări/activitate, fotografii ale echipamentelor asociate acțiunilor lor.
• Nu prelucrăm intenționat categorii speciale de date (art. 9 GDPR).

4. Obligațiile ToolFlux ca persoană împuternicită

Ne angajăm să:

• prelucrăm datele doar pe baza instrucțiunilor tale documentate (configurarea și utilizarea normală a platformei);
• asigurăm confidențialitatea — persoanele autorizate să acceseze datele sunt supuse unor obligații de confidențialitate;
• implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate (art. 32): criptare în tranzit și în repaus, control al accesului bazat pe roluri, izolare a datelor per companie;
• te notificăm fără întârziere nejustificată în cazul unei încălcări a securității datelor de care luăm cunoștință, oferind informațiile necesare pentru propriile tale obligații de notificare;
• te asistăm, în măsura rezonabilă, pentru a răspunde cererilor persoanelor vizate (acces, rectificare, ștergere) și pentru evaluările de impact, dacă sunt necesare;
• la încetarea contractului, ștergem sau returnăm datele, conform §7;
• punem la dispoziție informațiile necesare pentru a demonstra conformitatea și permitem audituri rezonabile, cu notificare prealabilă.

5. Sub-persoane împuternicite (sub-procesatori)

Folosim următorii sub-procesatori pentru a furniza serviciul, fiecare sub obligații contractuale echivalente celor din acest DPA:

Asistentul digital de pe site și înștiințările de la formularul de contact folosesc furnizori suplimentari (Google Gemini, Zoho). Aceștia NU prelucrează datele angajaților tăi, deci sunt în afara acestui DPA; sunt descriși în Politica de Confidențialitate, care privește vizitatorii site-ului.

Îți acordăm consimțământ general pentru utilizarea de sub-procesatori suplimentari, cu condiția să te informăm în prealabil cu privire la orice modificare, oferindu-ți posibilitatea de a te opune.

6. Transferuri internaționale

Datele angajaților tăi sunt stocate și prelucrate în Uniunea Europeană. Baza de date și toate funcțiile de server care lucrează asupra ei sunt în europe-west4 (Țările de Jos). Funcțiile s-au mutat în regiunea asta pe 10 septembrie 2026; înainte de data aceea rulau în Statele Unite, sub garanțiile de mai jos.

Orice transfer în afara SEE, dacă va fi necesar, se va realiza doar pe baza garanțiilor prevăzute de GDPR (ex. clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană).

7. Ștergerea și returnarea datelor

La încetarea abonamentului, datele companiei rămân disponibile pentru export timp de «ex. 30 de zile», după care sunt șterse definitiv din sistemele active, cu excepția cazului în care legea ne obligă să le păstrăm mai mult.

8. Răspundere

Fiecare parte răspunde conform GDPR pentru propriile încălcări ale obligațiilor asumate prin acest Acord și prin Termenii și Condițiile ToolFlux.

9. Acceptare

Acest DPA se consideră acceptat în momentul în care administratorul companiei bifează căsuța de acord în procesul de configurare inițială a contului. Data și versiunea acceptării sunt înregistrate în sistem. Continuarea utilizării platformei după o actualizare notificată a acestui document constituie acceptarea noii versiuni.

10. Contact

Pentru orice solicitare legată de acest Acord: support@toolfluxapp.com. Vezi și Politica de Confidențialitate și Termenii și Condițiile.