Perché il file Excel degli attrezzi non è mai aggiornato, e che cosa lo sostituisce
Che cosa risolve
«Il file Excel degli attrezzi ha tre mesi e nessuno si fida più.»
Modulo usato
L’inventario, in un unico posto
Quasi ogni impresa ha il file. Si chiama Inventario attrezzi.xlsx e sta su un portatile. Ha buone colonne ed è compilato con cura, fino alla data nell’angolo. Di solito, tre mesi fa.
Il file non è sbagliato. Mostra solo che cosa c’era in magazzino l’ultima volta che qualcuno l’ha compilato. Da allora gli attrezzi si sono spostati, uno si è rotto, ne sono stati comprati tre e un trapano se n’è andato con qualcuno che non lavora più nell’impresa.
Perché ogni tabella resta indietro
Non è colpa di nessuno. La tabella si compila in ufficio, più tardi. Gli attrezzi si muovono in cantiere, adesso. In mezzo c’è qualcuno che deve ricordarsene e avere tempo. Le conseguenze sono sempre le stesse:
- Ricompra un attrezzo che ha già, perché non sa dov’è.
- Qualcuno lascia l’impresa e solo dopo un mese scopre quali attrezzi aveva.
- All’inventario non riesce a spiegare le differenze. Ha solo la situazione di oggi, senza cronologia.
- Batterie e accessori non compaiono da nessuna parte, perché «vanno col trapano».
Ogni articolo ha la sua scheda
Una riga di tabella ha solo colonne. Una scheda ha anche una cronologia. In ToolFlux ogni articolo ha foto, numero di serie, stato, ubicazione, chi ce l’ha adesso e tutto ciò che gli è successo fino a oggi.
Gli articoli sono di sei tipi, perché non si usano tutti allo stesso modo:
- Utensili. Ognuno con il suo numero di serie.
- Accessori. Legati a un utensile, si spostano con lui.
- Set. L’utensile, le batterie e il caricabatterie, insieme.
- Materiali di consumo. Si esauriscono, quindi li segue a quantità.
- Materiali. Anch’essi a quantità, ma vede in più quanto è stato messo in opera.
- Contenitori. Le casse e le valigie in cui viaggia il resto.
Ricerca e filtri fanno cose diverse
Cerca per nome, modello o numero di serie
Scrive «GWS» o le ultime cifre della targhetta e trova l’articolo. La ricerca guarda descrizione, modello e numero di serie.
Filtra per restringere l’elenco
Per categoria, marca, ubicazione, stato, condizione, disponibilità o solo ciò che è sotto soglia. Con i filtri sa che cosa ha. Con la ricerca sa dove si trova un articolo preciso.
Apre la scheda e vede la cronologia
Chi l’ha avuto, quando si è spostato, quando è stato in officina e quali riparazioni ha avuto. Per un set vede che cosa conteneva quando è partito, non solo che cosa contiene oggi.
Se un set è partito con due batterie ed è tornato con una, la cronologia Le dice con certezza quante ce n’erano alla partenza.
Le etichette le fa da sé
Ogni articolo riceve un’etichetta con codice QR o codice a barre, che genera e stampa dall’app. Così un attrezzo nuovo non aspetta un ordine di etichette.
Da dove iniziare
Ciò che frena più spesso è pensare di non avere il tempo di inserire cinquecento attrezzi in un’app. Non deve inserirli tutti perché Le sia utile. Inizi da ciò che circola di più e da ciò che si perde: elettroutensili, set e tutto ciò che costa caro. Materiali di consumo e materiali li aggiunge strada facendo. Se ha molti articoli e non sa da dove partire, ci scriva: La aiutiamo.
Se preferisce verificare che cosa ha adesso, senza perdere due giorni, legga la guida sull’inventario con scansione.
La guida descrive una sola situazione. L’app copre tutto il percorso, dalla scansione al verbale firmato.
Veda tutte le funzioniUsa già ToolFlux? Il manuale completo, passo dopo passo.
Altre situazioni