Die Information, die es gibt, aber niemand findet
Was es löst
„Wichtige Information steckt in einer WhatsApp-Nachricht, die niemand mehr findet.“
Verwendetes Modul
Notizen
Auf der Baustelle Nord wird die Ware nicht mehr vorne abgeladen, sondern hinten. Wer es weiß, weiß es. Wer nicht, ruft an. Die Information gibt es. Jemand hat sie vor zwei Monaten auf WhatsApp geschrieben, in einer Gruppe mit vierzig Leuten, in der seitdem sechshundert Nachrichten kamen.
Oder sie steht auf einem Klebezettel. Oder nur jemand weiß es, der gerade im Urlaub ist.
Die Information gibt es, aber niemand findet sie
In einer kleinen Firma geht wichtige Information selten ganz verloren. Jemand schreibt sie irgendwo auf, einmal, und dann findet sie niemand mehr:
- Die WhatsApp-Gruppe. Die Nachrichten stehen in der Reihenfolge, in der sie kamen, also ist das Gesuchte immer weit oben.
- Das Heft im Büro. Es gibt ein Exemplar, an einem Ort.
- Die Notizen im Handy von jemandem. Sie gehen mit dem Handy.
- „Ich sag’s ihm.“ Funktioniert nur, wenn der andere Zeit hat und Sie daran denken.
Orte zum Aufschreiben haben Sie genug. Es fehlt die Verbindung zwischen der Notiz und dem Ort, um den es geht. Und eine Möglichkeit, darauf zu stoßen, ohne zu suchen.
Drei Arten von Notizen
Nicht jede Notiz ist für alle.
Persönlich
Was Sie nicht vergessen wollen. „Trennscheiben bestellen, 5 Kartons.“ Niemand sonst sieht sie. Es ist wichtig, dass es diese Variante gibt. Sonst schreiben viele gar nichts, damit andere keinen halb fertigen Gedanken sehen.
Mit der Firma geteilt
Was alle wissen müssen. „Warenannahme dienstags früh.“ Sie schreiben es einmal, und das ganze Team sieht es. Es kreist nicht mehr durch drei Unterhaltungen.
An einen Standort gebunden
Was nur an einem bestimmten Ort zählt. „Baustelle Nord: hinten abladen.“ Die Verantwortlichen des Standorts sehen die Notiz, wenn sie den Standort öffnen, ohne zu suchen, weil sie dort steht und nicht in einer allgemeinen Liste. Jeder von ihnen kann sie ergänzen.
Warum Notizen an einem Standort zählen
Die ersten beiden Arten ersetzen einen Notizblock. Die dritte leistet mehr: Die Information steht genau an dem Ort, um den es geht, also muss sie sich niemand merken.
Wer neu für die Baustelle Nord verantwortlich ist, sieht vom ersten Tag an, was er über sie wissen muss. Er fragt nicht, ruft nicht an und sucht nicht in alten Nachrichten.
Was es nicht tut
Die Notizen verwalten keine Aufgaben. Es gibt keine Fristen, keine Zuständigen, keine Haken für „erledigt“ und keine Benachrichtigungen.
Ob Sie es brauchen, finden Sie so heraus: Denken Sie an die letzte Information, die jemand in der Firma nur durch einen Anruf bei jemand anderem erfahren hat. Hätte sie am jeweiligen Standort stehen können, helfen Ihnen die Notizen. Standorte sind im Ratgeber zu Standorten und Fuhrpark erklärt.
Der Ratgeber beschreibt eine Situation. Die App deckt den ganzen Weg ab, vom Scan bis zum unterschriebenen Übergabeprotokoll.
Alle Funktionen ansehenSie nutzen ToolFlux schon? Das vollständige Handbuch, Schritt für Schritt.
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