Werkzeugausgabe per Scan statt Ausgabeheft
Was es löst
„Niemand liest das Ausgabeheft, und es verschwindet kurz vor der Inventur.“
Verwendetes Modul
Übergabe per Scan
Viele Firmen führen das ausgegebene Werkzeug in einem Heft. Wer ein Werkzeug ausgibt, sollte Datum, Namen des Empfängers und das Werkzeug eintragen. In der Praxis wird die Zeile in Eile geschrieben und lautet nur „eine Flex“. Oder sie wird gar nicht geschrieben, weil das Team losmusste.
Das Heft hat zwei Probleme, und ein besseres Heft löst keines davon. Niemand liest es, bis etwas fehlt. Und es geht verloren, meistens kurz vor der Inventur.
Aufschreiben allein reicht nicht
Fast jede Firma schreibt etwas auf. Schwer ist es, aus dem Aufgeschriebenen etwas zu erfahren. Eine handschriftliche Zeile in einem Heft, das an einem einzigen Ort liegt, beantwortet die Fragen nicht, die später kommen:
- Wer hat die Flex jetzt? Sie lesen das Heft von hinten nach vorn.
- Welche Werkzeuge hat ein bestimmter Mitarbeiter? Sie suchen seinen Namen durch den ganzen Monat.
- Was sollte gestern zurückkommen? Das Heft kennt keine Rückgabedaten.
- Wer hat unterschrieben? Niemand. Es ist nur eine Zeile, die jemand anderes geschrieben hat.
Eine Excel-Tabelle hilft nur beim Suchen. Jemand muss sie trotzdem von Hand ausfüllen, im Büro, nachdem das Werkzeug schon weg ist.
Drei Schritte auf dem Handy
In ToolFlux wird die Übergabe sofort erfasst, auf dem Handy, von der Person, die sie macht.
Etikett scannen
QR-Code oder Barcode Code-128, wie die Firma es wählt. Die Etiketten erstellen und drucken Sie in der App. Um ein neues Werkzeug in Betrieb zu nehmen, warten Sie auf niemanden.
Person wählen
Sie wählen sie aus der Mitarbeiterliste der Firma. Das Werkzeug läuft auf diese Person, nicht auf „das Team Nord“. Eine bestimmte Person ist verantwortlich.
Bestätigen
Wenn Sie wollen, setzen Sie ein Rückgabedatum. Ist es vorbei, setzt die App das Werkzeug auf die Liste der überfälligen Objekte. Ohne Datum bleibt es bei der Person, bis sie es zurückgibt.
Das Set geht komplett raus
Ein Akkuschrauber geht nicht allein raus. Er hat Akkus, ein Ladegerät und manchmal einen Koffer mit Zubehör. Müssen Sie jedes Teil einzeln übergeben, macht es niemand. Dann stimmt der Bestand nicht: Die Akkus stehen im Lager, liegen aber im Transporter eines anderen.
Übergeben Sie ein Set, geht alles mit, was darin ist: die Werkzeuge und das Zubehör jedes Werkzeugs. Sie scannen einmal, nicht siebenmal.
Was Sie danach wissen
Die Übergabe dauert nicht kürzer als im Heft. Der Unterschied ist, was Sie danach jederzeit erfahren:
- Wer ein Werkzeug hat, ohne jemanden anzurufen.
- Was jeder Mitarbeiter hat, bevor er die Firma verlässt, nicht danach.
- Was überfällig ist, in einer Liste, die die App führt.
- Die ganze Historie jedes Werkzeugs: wer es hatte und wann.
Scannen ist in jedem Plan enthalten
Scannen ist die Grundlage der App, deshalb haben Sie es in jedem Plan. Die Pläne unterscheiden sich nur darin, wie viele Scans Sie pro Tag machen können.
Übergabe und Übergabeprotokoll
Für das Dokument, das beide unterschreiben, lesen Sie den Ratgeber zum Übergabeprotokoll. Dort finden Sie auch eine leere Vorlage zum Herunterladen.
Die Übergabe funktioniert auch ohne Empfang. Die App behält alles, was Sie erfasst haben, auf dem Handy, auch das unterschriebene Protokoll, und sendet es, sobald das Netz zurück ist, selbst wenn Sie die App zwischendurch geschlossen haben. Nur drei Dinge brauchen Internet: ein Konto anlegen, es löschen und die Online-Suche nach einem Barcode.
Der Ratgeber beschreibt eine Situation. Die App deckt den ganzen Weg ab, vom Scan bis zum unterschriebenen Übergabeprotokoll.
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