Warum die Werkzeugliste in Excel nie stimmt, und was sie ersetzt
Was es löst
„Die Werkzeugliste ist drei Monate alt, und niemand traut ihr mehr.“
Verwendetes Modul
Das Inventar an einem Ort
Fast jede Firma hat die Datei. Sie heißt Werkzeugliste.xlsx und liegt auf einem Laptop. Sie hat gute Spalten und ist sorgfältig ausgefüllt, bis zum Datum in der Ecke. Meistens vor drei Monaten.
Die Datei ist nicht falsch. Sie zeigt nur, was im Lager war, als sie zuletzt jemand ausgefüllt hat. Seitdem wurden Werkzeuge bewegt, eines ist kaputtgegangen, drei wurden gekauft, und eine Bohrmaschine ist mit jemandem gegangen, der nicht mehr in der Firma arbeitet.
Warum jede Tabelle hinterherhinkt
Es ist niemandes Schuld. Die Tabelle wird im Büro ausgefüllt, später. Das Werkzeug bewegt sich auf der Baustelle, jetzt. Dazwischen steht ein Mensch, der daran denken und Zeit haben muss. Die Folgen sind immer dieselben:
- Sie kaufen ein Werkzeug ein zweites Mal, weil Sie nicht wissen, wo das erste ist.
- Jemand verlässt die Firma, und erst einen Monat später erfahren Sie, welche Werkzeuge er hatte.
- Bei der Inventur können Sie die Abweichungen nicht erklären. Sie haben nur den Stand von heute, ohne Historie.
- Akkus und Zubehör tauchen nirgends auf, weil sie „zur Bohrmaschine gehören“.
Jedes Objekt hat seine eigene Karte
Eine Tabellenzeile hat nur Spalten. Eine Karte hat auch eine Historie. In ToolFlux hat jedes Objekt Foto, Seriennummer, Zustand, Standort, wer es gerade hat und alles, was bisher damit passiert ist.
Es gibt sechs Objektarten, weil nicht alle gleich genutzt werden:
- Werkzeuge. Jedes mit seiner Seriennummer.
- Zubehör. An ein Werkzeug gebunden und bewegt sich mit ihm.
- Sets. Werkzeug, Akkus und Ladegerät, zusammen.
- Verbrauchsmaterial. Es geht zur Neige, deshalb verfolgen Sie es nach Menge.
- Material. Ebenfalls nach Menge, aber Sie sehen auch, wie viel verbaut wurde.
- Container. Die Kisten und Koffer, in denen der Rest unterwegs ist.
Suche und Filter tun Verschiedenes
Nach Name, Modell oder Seriennummer suchen
Sie tippen „GWS“ oder die letzten Ziffern vom Typenschild und finden das Objekt. Die Suche schaut in Bezeichnung, Modell und Seriennummer.
Filtern, um die Liste einzugrenzen
Nach Kategorie, Marke, Standort, Status, Zustand, Verfügbarkeit oder nur dem, was unter dem Schwellenwert liegt. Mit Filtern erfahren Sie, was Sie haben. Mit der Suche erfahren Sie, wo ein bestimmtes Objekt ist.
Karte öffnen und Historie sehen
Sie sehen, wer es hatte, wann es bewegt wurde, wann es in Reparatur war und was repariert wurde. Bei einem Set sehen Sie, was es beim Rausgehen enthielt, nicht nur, was es heute enthält.
Ist ein Set mit zwei Akkus rausgegangen und mit einem zurückgekommen, zeigt die Historie sicher, wie viele es beim Rausgehen waren.
Die Etiketten machen Sie selbst
Jedes Objekt bekommt ein Etikett mit QR-Code oder Barcode, das Sie in der App erstellen und drucken. So wartet ein neues Werkzeug nicht auf eine Etikettenbestellung.
Womit Sie anfangen
Am häufigsten hält einen der Gedanke ab, keine Zeit zu haben, fünfhundert Werkzeuge in eine App einzugeben. Sie müssen nicht alle eingeben, damit es Ihnen nützt. Fangen Sie mit dem an, was viel unterwegs ist und verloren geht: Elektrowerkzeug, Sets und alles, was teuer ist. Verbrauchsmaterial und Material fügen Sie nach und nach hinzu. Haben Sie viele Objekte und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen, schreiben Sie uns, und wir helfen Ihnen.
Wenn Sie lieber prüfen wollen, was Sie jetzt haben, ohne zwei Tage zu verlieren, lesen Sie den Ratgeber zur Inventur per Scan.
Der Ratgeber beschreibt eine Situation. Die App deckt den ganzen Weg ab, vom Scan bis zum unterschriebenen Übergabeprotokoll.
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