Übergabeprotokoll für Werkzeug: was hineingehört, mit kostenloser Vorlage

Der Auftrag ist fertig, Sie räumen das Werkzeug zusammen, und ein Bohrhammer für 3.000 Lei fehlt. Sie fragen, wer ihn zuletzt hatte. Einer sagt, er habe ihn im Transporter gelassen. Ein anderer sagt, er habe ihn dem Kollegen auf der anderen Baustelle gegeben. Niemand lügt, aber niemand hat etwas aufgeschrieben.

Genau dafür gibt es das Übergabeprotokoll. Es zeigt klar, wer für ein Werkzeug verantwortlich ist und seit wann. In diesem Ratgeber lesen Sie, was darin stehen muss, welche Fehler häufig sind und wie Sie es direkt auf dem Handy erstellen.

Was im Übergabeprotokoll stehen muss#

Es muss nicht lang sein. Es muss fünf Fragen von selbst beantworten, denn in sechs Monaten erinnert sich niemand mehr an die Einzelheiten.

• Wer übergibt und wer annimmt. Name, Funktion und Firma. Nicht „Team 2“.
• Was übergeben wird. Bezeichnung und Seriennummer oder ein eindeutiger Code. Hat die Firma elf Bohrmaschinen, sagt „eine Bohrmaschine“ nichts.
• In welchem Zustand. Schreiben Sie auch vorhandene Schäden auf. Das schützt den, der annimmt.
• Wo und warum. Der Standort und der Anlass: Ausgabe, Transfer, Rückgabe oder Reparatur.
• Wann und bis wann. Das Übergabedatum und, falls es eines gibt, das Rückgabedatum.

Führen Sie das Zubehör in einer eigenen Spalte. Viele Streitfälle drehen sich nicht um das Werkzeug, sondern um den zweiten Akku, das Ladegerät oder den Koffer. Sie gehen mit dem Werkzeug raus und kommen manchmal nicht zurück.

Warum beide unterschreiben#

Unterschreibt nur eine Seite, ist das Dokument nur eine interne Notiz. Es zählt erst, wenn der Empfänger schriftlich bestätigt, dass er gesehen und geprüft hat, was er bekommt.

Deshalb zählt vor allem die Unterschrift des Empfängers. Wer übergibt, hält fest. Wer annimmt, übernimmt die Verantwortung. Ein Formular, das im Lager ausgefüllt wird, nachdem das Team schon zur Baustelle gefahren ist, hat nicht dieselbe Wirkung, so korrekt es auch sein mag.

Vier häufige Fehler#

• Die Seriennummer fehlt. Bei der Rückgabe können Sie nicht sagen, welche „Bosch-Flex“ es war. Eine Seriennummer oder ein Etikett mit Code löst das.
• Der Zustand ist nicht ausgefüllt. Dann gilt das Werkzeug als neuwertig, und wer es angenommen hat, zahlt für einen Schaden, den er nicht verursacht hat.
• Es gibt nur ein Exemplar. Es bleibt bei der Firma, und der Empfänger hat nichts in der Hand, wenn er nicht einverstanden ist.
• Es wird am Monatsende ausgefüllt. Ein Stapel Blätter, alle am selben Tag unterschrieben, beweist nichts. Er sieht nur nach Ordnung aus.

Dasselbe Protokoll, auf dem Handy#

Ein Papierformular ist gut. Schwer ist es, es um 7 Uhr morgens auszufüllen, in der Kälte, mit schmutzigen Händen, wenn das Team losmuss. Und ein nicht ausgefülltes Protokoll schützt niemanden.

In ToolFlux schreiben Sie nichts von Hand. Die App kennt die Antworten auf die fünf Fragen bereits.

Der größte Gewinn: Sie finden es. Sie sehen auf dem Handy, wer die Flex hat, ohne jemanden zu fragen. Gibt es auf der Baustelle keinen Empfang, läuft die Übergabe trotzdem. Die App speichert sie auf dem Handy und lädt sie hoch, sobald das Netz zurück ist.

Sie können eine Übergabe mit Unterschrift sofort ausprobieren, ohne etwas zu installieren: der Simulator auf der Startseite erstellt dieselbe Art von Dokument.

Wenn Sie vorerst beim Papier bleiben wollen#

Die Vorlage unten ist kostenlos, und Sie können sie verwenden, wie Sie wollen. Sie hat Felder für beide Seiten, eine Tabelle mit elf Zeilen für Seriennummer, Zustand und Zubehör, Platz für Bemerkungen und zwei Unterschriftsfelder. Ausdrucken, und sie ist bereit. Beachten Sie: Die Vorlage ist auf Rumänisch. Wir sagen das lieber vorher, als dass Sie es nach dem Herunterladen merken.

Die Vorlage ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Bei hohen Werten oder einem laufenden Streit fragen Sie einen Juristen. Wie Sie ein Werkzeug per Scan übergeben, lesen Sie in Werkzeugausgabe per Scan. Was Sie mit Werkzeug tun, das nicht zurückkommt, lesen Sie in nicht zurückgegebenes Werkzeug.