Por qué el Excel de herramientas nunca está al día, y qué lo sustituye
Qué resuelve
«El Excel de herramientas tiene tres meses y ya nadie se fía de él.»
Módulo usado
El inventario, en un solo sitio
Casi todas las empresas tienen el archivo. Se llama Inventario herramientas.xlsx y está en un portátil. Tiene buenas columnas y está rellenado con cuidado, hasta la fecha de la esquina. Normalmente, hace tres meses.
El archivo no está mal. Solo muestra lo que había en el almacén la última vez que alguien lo rellenó. Desde entonces se han movido herramientas, una se ha roto, se han comprado tres y un taladro se ha ido con alguien que ya no trabaja en la empresa.
Por qué cualquier hoja se queda atrás
No es culpa de nadie. La hoja se rellena en la oficina, más tarde. Las herramientas se mueven en la obra, ahora. En medio hay alguien que tiene que acordarse y tener tiempo. Las consecuencias son siempre las mismas:
- Compras otra vez una herramienta que ya tienes, porque no sabes dónde está.
- Alguien se va de la empresa y te enteras al cabo de un mes de qué herramientas tenía.
- En el inventario no puedes explicar las diferencias. Solo tienes la situación de ahora, sin historial.
- Las baterías y los accesorios no aparecen en ningún sitio, porque «van con el taladro».
Cada artículo tiene su ficha
Una fila de una hoja solo tiene columnas. Una ficha tiene además historial. En ToolFlux, cada artículo tiene foto, número de serie, estado, ubicación, quién lo tiene ahora y todo lo que le ha pasado hasta hoy.
Los artículos son de seis tipos, porque no todos se usan igual:
- Herramientas. Cada una con su número de serie.
- Accesorios. Van ligados a una herramienta y se mueven con ella.
- Conjuntos. La herramienta, las baterías y el cargador, juntos.
- Consumibles. Se gastan, así que los sigues por cantidad.
- Materiales. También por cantidad, pero además ves cuánto se ha puesto en obra.
- Contenedores. Las cajas y los cofres en los que viaja el resto.
La búsqueda y los filtros hacen cosas distintas
Buscas por nombre, modelo o número de serie
Escribes «GWS» o las últimas cifras de la placa y encuentras el artículo. La búsqueda mira en la descripción, el modelo y el número de serie.
Filtras para acotar la lista
Por categoría, marca, ubicación, estado, condición, disponibilidad o solo lo que está bajo el umbral. Con los filtros sabes qué tienes. Con la búsqueda sabes dónde está un artículo concreto.
Abres la ficha y ves el historial
Quién lo tuvo, cuándo se movió, cuándo estuvo en el taller y qué reparaciones tuvo. En un conjunto ves qué contenía al salir, no solo qué contiene hoy.
Si un conjunto salió con dos baterías y volvió con una, el historial te dice con seguridad cuántas había al salir.
Las etiquetas las haces tú
Cada artículo lleva una etiqueta con código QR o código de barras, que generas e imprimes desde la app. Así una herramienta nueva no espera a un pedido de etiquetas.
Por dónde empezar
Lo que más frena es pensar que no tienes tiempo de meter quinientas herramientas en una app. No hace falta meterlas todas para que te sirva. Empieza por lo que más se mueve y lo que se pierde: herramienta eléctrica, conjuntos y todo lo caro. Los consumibles y los materiales los añades poco a poco. Si tienes muchos artículos y no sabes por dónde empezar, escríbenos y te ayudamos.
Si prefieres comprobar lo que tienes ahora, sin perder dos días, lee la guía sobre el inventario escaneando.
La guía describe una sola situación. La app cubre todo el camino, del escaneo al acta firmada.
Ver todas las funciones¿Ya usas ToolFlux? El manual completo, paso a paso.
Otras situaciones