Faire l’inventaire d’un entrepôt d’outillage par scan
Ce que ça résout
«L’inventaire prend deux jours et vous ne savez toujours pas ce qui manque vraiment.»
Module utilisé
Inventaire éclair
La fin de l’année arrive et quelqu’un doit tout compter à l’entrepôt. Vous imprimez une liste depuis Excel et envoyez quelqu’un avec cette liste et un stylo. Deux jours plus tard, la feuille revient, pleine de corrections, avec des points d’interrogation sur la moitié des lignes.
Au final, personne ne fait confiance au résultat, et à juste titre. La liste était périmée dès l’impression. Des outils sont partis sur chantier pendant le comptage. Et pour d’autres, vous ne savez pas s’ils manquent ou s’ils sont, tout à fait normalement, chez un employé.
Ce qu’un inventaire doit vous apprendre
Une liste cochée ne suffit pas. Pour chaque article, il vous faut l’un des quatre résultats, et le comptage papier les mélange :
Il était sur la liste et il est là. Le seul cas simple.
Il est là, mais appartient à un autre emplacement. Là-bas, il apparaît comme manquant, mais seulement au prochain inventaire.
Il n’est pas là, mais vous savez exactement qui l’a et depuis quand. Il ne manque pas.
Il n’est pas là et personne n’en répond. Le seul résultat sur lequel vous devez décider quelque chose.
C’est surtout la différence entre les deux derniers qui compte, et sur la feuille vous ne la voyez pas. Sur papier, un outil qu’un électricien a sur le chantier ressemble à un outil perdu. Vous finissez par chercher au téléphone des « manquants » qui n’en sont pas, pendant que les vrais passent inaperçus.
Pourquoi c’est si long
- La liste est périmée dès le départ. Entre l’impression et le comptage, la marchandise a bougé.
- Vous écrivez tout deux fois. Une fois sur la feuille et une autre fois dans l’ordinateur. C’est la deuxième fois que les erreurs arrivent.
- Vous perdez le fil. Le téléphone sonne, une livraison arrive, une urgence tombe, et quand vous revenez, vous ne savez plus où vous en étiez.
- Impossible de le faire en plusieurs fois. Rien n’est enregistré, il faut donc finir d’un coup, en général un samedi.
L’inventaire par scan
Dans ToolFlux, vous ne remplissez pas de formulaire. Vous scannez les articles, et l’application retient où vous en êtes.
Vous lancez l’inventaire d’un emplacement
À ce moment, l’application établit la liste de ce qui devrait s’y trouver, d’après le suivi à jour. Ce n’est pas un export de la semaine dernière.
Vous scannez l’un après l’autre
L’appareil photo reste ouvert. Vous passez d’un code au suivant sans rien toucher. Chaque scan coche l’article aussitôt.
Vous voyez les résultats sur le moment
Trouvé, en plus ou manquant. Ce qui a été remis à un employé ne fait même pas partie des articles à compter, puisque l’application sait qui l’a. Vous voyez les résultats pendant que vous comptez. Si vous scannez un article d’un autre emplacement, vous le savez tout de suite.
Vous vous arrêtez et reprenez où vous en étiez
L’application enregistre l’inventaire. Quelqu’un vous appelle, vous partez sur un autre chantier ou votre téléphone n’a plus de batterie. À votre retour, vous continuez. Vous ne recommencez pas à zéro.
Vous clôturez et marquez les manquants
Ce que vous n’avez pas trouvé, vous le marquez comme manquant en une seule étape. L’application note qui a constaté le manque, quand et à quel emplacement. Le résultat entre directement dans le suivi. Plus besoin de le ressaisir.
Vous gagnez du temps, mais surtout vous pouvez faire confiance au résultat. Chaque article a un résultat clair et un historique. « Manquant » veut dire qu’il manque vraiment, pas que vous ne l’avez pas trouvé après deux heures de recherche.
Ce qui manque à la fin, vous le suivez comme dans le guide sur les retards. Les fiches de référence sont celles de l’inventaire numérique. Si votre entreprise tient une comptabilité, un inventaire régulier est de toute façon obligatoire. La seule question est de savoir si ce jour-là produit un document fiable ou une pile de feuilles que vous signez juste pour en finir.
Le guide décrit une seule situation. L’application couvre tout le parcours, du scan au procès-verbal signé.
Voir toutes les fonctionnalitésVous utilisez déjà ToolFlux ? Le manuel complet, étape par étape.
Autres situations