La sortie d’outillage par scan, plutôt que le cahier de sortie
Ce que ça résout
«Personne ne lit le cahier de sortie, et il disparaît juste avant l’inventaire.»
Module utilisé
Remise par scan
Beaucoup d’entreprises notent l’outillage sorti sur chantier dans un cahier. Celui qui donne un outil devrait écrire la date, le nom de celui qui le prend et ce qu’il a pris. En pratique, la ligne est écrite à la hâte et dit seulement « une meuleuse ». Ou elle n’est pas écrite du tout, parce que l’équipe devait partir.
Le cahier a deux problèmes, et un meilleur cahier ne les règle pas. Personne ne le lit tant que rien ne manque. Et il se perd, généralement juste avant l’inventaire.
Noter ne suffit pas
Presque toutes les entreprises notent quelque chose. Le difficile, c’est d’en tirer une information. Une ligne manuscrite, dans un cahier qui reste au même endroit, ne répond pas aux questions qui se posent plus tard :
- Qui a la meuleuse en ce moment ? Vous lisez le cahier en partant de la fin.
- Quels outils a tel employé ? Vous cherchez son nom sur tout le mois.
- Qu’est-ce qui devait revenir hier ? Le cahier n’a pas de dates de retour.
- Qui a signé ? Personne. C’est juste une ligne écrite par quelqu’un d’autre.
Un tableau Excel n’aide que pour la recherche. Il faut toujours que quelqu’un le remplisse à la main, au bureau, après le départ de l’outil.
Trois étapes sur le téléphone
Dans ToolFlux, la remise est enregistrée sur place, sur le téléphone, par la personne qui la fait.
Vous scannez l’étiquette
Code QR ou code-barres Code-128, au choix de l’entreprise. Vous générez et imprimez les étiquettes depuis l’application. Vous ne dépendez de personne pour mettre un nouvel outil en service.
Vous choisissez la personne
Vous la choisissez dans la liste des employés de l’entreprise. L’outil passe à son nom, pas à « l’équipe du Nord ». Une personne précise en répond.
Vous confirmez
Si vous voulez, vous ajoutez une date de retour. Une fois la date passée, l’application place l’outil dans la liste des retards. Sans date, il reste à cette personne jusqu’à ce qu’elle le rende.
L’ensemble part complet
Une perceuse ne part pas seule. Elle a des batteries, un chargeur et parfois une mallette d’accessoires. S’il faut remettre chaque pièce séparément, personne ne le fait. L’inventaire est alors faux : les batteries apparaissent à l’entrepôt, mais elles sont dans la camionnette de quelqu’un d’autre.
Quand vous remettez un ensemble, tout ce qu’il contient part avec : les outils et les accessoires de chaque outil. Vous scannez une fois, pas sept.
Ce que vous savez ensuite
La remise ne prend pas moins de temps que dans le cahier. La différence, c’est ce que vous pouvez savoir à tout moment ensuite :
- Qui a un outil, sans appeler personne.
- Ce que détient chaque employé, avant son départ de l’entreprise, pas après.
- Ce qui est en retard, dans une liste tenue par l’application.
- Tout l’historique de chaque outil : qui l’a eu et quand.
Le scan est inclus dans toutes les offres
Le scan est la base de l’application, vous l’avez donc dans toutes les offres. Les offres ne diffèrent que par le nombre de scans possibles par jour.
La remise et le procès-verbal
Pour le document signé par les deux parties, lisez le guide sur le procès-verbal de remise. Vous y trouverez aussi un modèle vierge à télécharger.
La remise fonctionne aussi sans réseau. L’application garde sur le téléphone tout ce que vous avez enregistré, y compris le procès-verbal signé, et l’envoie dès que le réseau revient, même si vous avez fermé l’application entre-temps. Seules trois choses demandent Internet : créer un compte, le supprimer et la recherche en ligne par code-barres.
Le guide décrit une seule situation. L’application couvre tout le parcours, du scan au procès-verbal signé.
Voir toutes les fonctionnalitésVous utilisez déjà ToolFlux ? Le manuel complet, étape par étape.
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