Pourquoi le tableau Excel de l’outillage n’est jamais à jour, et ce qui le remplace
Ce que ça résout
«Le tableau de l’outillage a trois mois et plus personne ne s’y fie.»
Module utilisé
L’inventaire, en un seul endroit
Presque toutes les entreprises ont le fichier. Il s’appelle Inventaire outillage.xlsx et se trouve sur un ordinateur portable. Il a de bonnes colonnes et il est rempli avec soin, jusqu’à la date dans le coin. En général, il y a trois mois.
Le fichier n’est pas faux. Il montre seulement ce qu’il y avait à l’entrepôt la dernière fois que quelqu’un l’a rempli. Depuis, des outils ont bougé, un s’est cassé, trois ont été achetés, et une perceuse est partie avec quelqu’un qui ne travaille plus dans l’entreprise.
Pourquoi tout tableau prend du retard
Ce n’est la faute de personne. Le tableau se remplit au bureau, plus tard. L’outillage bouge sur le chantier, maintenant. Entre les deux, il y a quelqu’un qui doit s’en souvenir et avoir le temps. Les conséquences sont toujours les mêmes :
- Vous rachetez un outil que vous avez déjà, parce que vous ne savez pas où il est.
- Quelqu’un quitte l’entreprise, et c’est un mois plus tard que vous apprenez quels outils il avait.
- À l’inventaire, vous ne pouvez pas expliquer les écarts. Vous n’avez que la situation actuelle, sans historique.
- Les batteries et les accessoires n’apparaissent nulle part, parce qu’ils « vont avec la perceuse ».
Chaque article a sa fiche
Une ligne de tableau n’a que des colonnes. Une fiche a aussi un historique. Dans ToolFlux, chaque article a une photo, un numéro de série, un état, un emplacement, la personne qui l’a en ce moment et tout ce qui lui est arrivé jusqu’ici.
Les articles sont de six types, parce qu’ils ne s’utilisent pas tous de la même façon :
- Outils. Chacun avec son numéro de série.
- Accessoires. Liés à un outil, ils bougent avec lui.
- Ensembles. L’outil, les batteries et le chargeur, ensemble.
- Consommables. Ils s’épuisent, vous les suivez donc en quantité.
- Matériaux. Aussi en quantité, mais vous voyez en plus ce qui a été mis en œuvre.
- Conteneurs. Les caisses et coffres dans lesquels voyagent les autres.
La recherche et les filtres font des choses différentes
Vous cherchez par nom, modèle ou numéro de série
Vous tapez « GWS » ou les derniers chiffres de la plaque, et vous trouvez l’article. La recherche porte sur la désignation, le modèle et le numéro de série.
Vous filtrez pour réduire la liste
Par catégorie, marque, emplacement, statut, état, disponibilité ou seulement ce qui est sous le seuil. Les filtres vous disent ce que vous avez. La recherche vous dit où se trouve un article précis.
Vous ouvrez la fiche et voyez l’historique
Qui l’a eu, quand il a bougé, quand il a été en réparation et ce qui a été réparé. Pour un ensemble, vous voyez ce qu’il contenait au départ, pas seulement ce qu’il contient aujourd’hui.
Si un ensemble est parti avec deux batteries et revenu avec une seule, l’historique vous dit avec certitude combien il y en avait au départ.
Les étiquettes, vous les faites vous-même
Chaque article reçoit une étiquette avec code QR ou code-barres, que vous générez et imprimez depuis l’application. Un nouvel outil n’attend donc pas une commande d’étiquettes.
Par où commencer
Ce qui freine le plus souvent, c’est l’idée de ne pas avoir le temps de saisir cinq cents outils dans une application. Vous n’avez pas besoin de tout saisir pour que ce soit utile. Commencez par ce qui circule et ce qui se perd : l’électroportatif, les ensembles et tout ce qui coûte cher. Les consommables et les matériaux, vous les ajoutez au fur et à mesure. Si vous avez beaucoup d’articles et ne savez pas par où commencer, écrivez-nous : nous vous aidons.
Si vous préférez vérifier ce que vous avez maintenant, sans perdre deux jours, lisez le guide sur l’inventaire par scan.
Le guide décrit une seule situation. L’application couvre tout le parcours, du scan au procès-verbal signé.
Voir toutes les fonctionnalitésVous utilisez déjà ToolFlux ? Le manuel complet, étape par étape.
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