Dlaczego Excel z narzędziami nigdy nie jest aktualny i co go zastępuje
Co rozwiązuje
„Excel z narzędziami ma trzy miesiące i nikt mu już nie ufa.”
Użyty moduł
Cały stan w jednym miejscu
Prawie każda firma ma ten plik. Nazywa się Ewidencja narzędzi.xlsx i leży na laptopie. Ma dobre kolumny i jest starannie wypełniony, aż do daty w rogu. Zwykle sprzed trzech miesięcy.
Plik nie jest błędny. Pokazuje tylko, co było w magazynie, gdy ktoś go ostatnio uzupełniał. Od tego czasu narzędzia zmieniły miejsce, jedno się zepsuło, trzy dokupiono, a wiertarka wyjechała z kimś, kto już nie pracuje w firmie.
Dlaczego każdy arkusz zostaje w tyle
To niczyja wina. Arkusz uzupełnia się w biurze, później. Narzędzia przemieszczają się na budowie, teraz. Pomiędzy jest człowiek, który musi pamiętać i mieć czas. Skutki są zawsze te same:
- Kupujesz drugi raz narzędzie, które masz, bo nie wiesz, gdzie jest.
- Ktoś odchodzi z firmy i dopiero po miesiącu wychodzi na jaw, jakie miał narzędzia.
- Przy inwentaryzacji nie da się wyjaśnić różnic. Jest tylko stan obecny, bez historii.
- Akumulatory i akcesoria nie figurują nigdzie, bo „są od wiertarki”.
Każdy artykuł ma swoją kartę
Wiersz arkusza ma tylko kolumny. Karta ma też historię. W ToolFlux każdy artykuł ma zdjęcie, numer seryjny, stan, lokalizację, osobę, która go teraz ma, i wszystko, co się z nim działo.
Artykuły dzielą się na sześć rodzajów, bo nie wszystkich używa się tak samo:
- Narzędzia. Każde z numerem seryjnym.
- Akcesoria. Przypisane do narzędzia, przemieszczają się razem z nim.
- Zestawy. Narzędzie, akumulatory i ładowarka razem.
- Materiały eksploatacyjne. Zużywają się, więc liczysz je ilościowo.
- Materiały. Też ilościowo, ale widzisz dodatkowo, ile wbudowano.
- Kontenery. Skrzynie i walizki, w których jedzie reszta.
Wyszukiwanie i filtry robią co innego
Szukasz po nazwie, modelu albo numerze seryjnym
Wpisujesz „GWS” albo ostatnie cyfry z tabliczki i znajdujesz artykuł. Wyszukiwanie sprawdza nazwę, model i numer seryjny.
Filtrujesz, żeby zawęzić listę
Według kategorii, marki, lokalizacji, statusu, stanu, dostępności albo tylko tego, co jest poniżej progu. Filtry mówią Ci, co masz. Wyszukiwanie mówi, gdzie jest konkretny artykuł.
Otwierasz kartę i widzisz historię
Kto go miał, kiedy zmieniał miejsce, kiedy był w serwisie i jakie miał naprawy. Przy zestawie widzisz, co zawierał w chwili wyjazdu, a nie tylko, co zawiera dziś.
Jeśli zestaw wyjechał z dwoma akumulatorami, a wrócił z jednym, historia mówi na pewno, ile ich było przy wyjeździe.
Etykiety robisz we własnym zakresie
Każdy artykuł dostaje etykietę z kodem QR albo kodem kreskowym, którą generujesz i drukujesz w aplikacji. Nowe narzędzie nie czeka więc na zamówienie etykiet.
Od czego zacząć
Najczęściej powstrzymuje myśl, że nie ma czasu na wpisanie pięciuset narzędzi do aplikacji. Nie trzeba wpisywać wszystkich, żeby była przydatna. Zacznij od tego, co najczęściej jeździ i ginie: elektronarzędzi, zestawów i wszystkiego, co drogie. Materiały eksploatacyjne i materiały dodasz z czasem. Jeśli masz dużo artykułów i nie wiesz, od czego zacząć, napisz do nas, pomożemy.
Jeśli wolisz sprawdzić, co masz teraz, bez tracenia dwóch dni, przeczytaj poradnik o inwentaryzacji skanowaniem.
Poradnik opisuje jedną sytuację. Aplikacja obejmuje całą drogę, od skanu do podpisanego protokołu.
Zobacz wszystkie funkcjeKorzystasz już z ToolFlux? Pełna instrukcja, krok po kroku.
Inne sytuacje