Jak zrobić inwentaryzację magazynu narzędzi skanowaniem
Co rozwiązuje
„Inwentaryzacja trwa dwa dni, a wciąż nie wiadomo, czego naprawdę brakuje.”
Użyty moduł
Błyskawiczna inwentaryzacja
Przychodzi koniec roku i ktoś musi policzyć wszystko w magazynie. Drukujesz listę z Excela i wysyłasz kogoś z nią i długopisem. Po dwóch dniach kartka wraca, pełna poprawek, ze znakami zapytania przy połowie pozycji.
Na koniec nikt nie ufa wynikowi i słusznie. Lista była nieaktualna już w chwili wydruku. Część narzędzi wyjechała na budowę w trakcie liczenia. A o innych nie wiadomo, czy ich brakuje, czy całkiem legalnie są u pracownika.
Czego musisz się dowiedzieć z inwentaryzacji
Lista z ptaszkami nie wystarczy. Dla każdego artykułu potrzebujesz jednego z czterech wyników, a liczenie na papierze je miesza:
Był na liście i jest na miejscu. Jedyny prosty przypadek.
Jest tutaj, ale należy do innej lokalizacji. Tam pojawi się jako brak, ale dopiero przy następnej inwentaryzacji.
Nie ma go tutaj, ale wiesz dokładnie, kto go ma i od kiedy. To nie jest brak.
Nie ma go tutaj i nikt za niego nie odpowiada. Jedyny wynik, w sprawie którego musisz coś zdecydować.
Najważniejsza jest różnica między dwoma ostatnimi, a na kartce jej nie widać. Na papierze narzędzie, które elektryk ma na budowie, wygląda tak samo jak zgubione. Tak wydzwania się w sprawie „braków”, które nimi nie są, a prawdziwe braki przechodzą niezauważone.
Dlaczego to trwa tak długo
- Lista jest nieaktualna od początku. Między wydrukiem a liczeniem towar się przemieścił.
- Wszystko piszesz dwa razy. Raz na kartce, drugi raz w komputerze. Błędy pojawiają się za drugim razem.
- Gubisz wątek. Dzwoni telefon, przychodzi dostawa, pojawia się coś pilnego, a po powrocie nie wiadomo, na czym się skończyło.
- Nie da się tego zrobić etapami. Nic się nie zapisuje, więc trzeba skończyć za jednym razem, zwykle w sobotę.
Inwentaryzacja skanowaniem
W ToolFlux nie wypełniasz formularza. Skanujesz artykuły, a aplikacja pamięta, w którym miejscu jesteś.
Uruchamiasz inwentaryzację w lokalizacji
Aplikacja tworzy wtedy listę tego, co powinno tam być, na podstawie aktualnej ewidencji. To nie jest eksport z zeszłego tygodnia.
Skanujesz jeden po drugim
Aparat zostaje otwarty. Przechodzisz od kodu do kodu bez naciskania czegokolwiek. Każdy skan od razu odhacza artykuł.
Widzisz wyniki na bieżąco
Znalezione, nadmiar albo brak. Tego, co jest wydane pracownikowi, w ogóle nie ma wśród artykułów do policzenia, bo aplikacja wie, kto to ma. Wyniki widzisz w trakcie liczenia. Jeśli zeskanujesz coś z innej lokalizacji, wiesz o tym od razu.
Przerywasz i wracasz do miejsca przerwania
Aplikacja zapisuje inwentaryzację. Ktoś dzwoni, jedziesz na inną budowę albo rozładowuje się telefon. Po powrocie kontynuujesz. Nie zaczynasz od nowa.
Zamykasz i oznaczasz braki
To, czego nie ma, oznaczasz jako brak jednym ruchem. Aplikacja zapisuje, kto stwierdził brak, kiedy i w której lokalizacji. Wynik trafia prosto do ewidencji. Nikt nie musi go przepisywać do komputera.
Zyskujesz czas, ale przede wszystkim możesz ufać wynikowi. Każdy artykuł ma jasny wynik i historię. „Brak” oznacza, że naprawdę go nie ma, a nie że nie udało się go znaleźć po dwóch godzinach szukania.
To, czego na końcu wciąż brakuje, śledzisz jak w poradniku o zaległościach. Karty, z którymi porównujesz, pochodzą z cyfrowej ewidencji. Jeśli firma prowadzi księgowość, okresowa inwentaryzacja i tak jest obowiązkowa. Pytanie tylko, czy z tego dnia wyjdzie dokument, któremu ufasz, czy plik kartek podpisanych dla świętego spokoju.
Poradnik opisuje jedną sytuację. Aplikacja obejmuje całą drogę, od skanu do podpisanego protokołu.
Zobacz wszystkie funkcjeKorzystasz już z ToolFlux? Pełna instrukcja, krok po kroku.
Inne sytuacje