Informacja, która istnieje, ale nikt jej nie znajduje
Co rozwiązuje
„Ważna informacja jest w wiadomości na WhatsAppie, której nikt już nie znajdzie.”
Użyty moduł
Notatki
Na budowie Północ towar nie jest już rozładowywany od frontu, tylko z tyłu. Kto wie, ten wie. Kto nie wie, dzwoni. Informacja istnieje. Ktoś napisał ją dwa miesiące temu na WhatsAppie, w grupie czterdziestu osób, w której od tamtej pory pojawiło się sześćset wiadomości.
Albo jest na karteczce. Albo zna ją tylko ktoś, kto jest teraz na urlopie.
Informacja jest, ale nikt jej nie znajduje
W małej firmie ważna informacja rzadko ginie całkiem. Ktoś zapisuje ją gdzieś, raz, a potem nikt nie może jej znaleźć:
- Grupa na WhatsAppie. Wiadomości są w kolejności, w jakiej przyszły, więc to, czego szukasz, jest zawsze daleko w górze.
- Zeszyt w biurze. Jeden egzemplarz, w jednym miejscu.
- Notatki w czyimś telefonie. Odchodzą razem z telefonem.
- „Powiem mu.” Działa tylko wtedy, gdy druga osoba ma czas, a Ty pamiętasz.
Miejsc do pisania masz dość. Brakuje powiązania notatki z miejscem, którego dotyczy. I sposobu, żeby na nią trafić bez szukania.
Trzy rodzaje notatek
Nie każda notatka jest dla wszystkich.
Osobiste
To, czego nie chcesz zapomnieć. „Zamówić tarcze, 5 kartonów.” Nikt inny ich nie widzi. Ważne, żeby taka opcja istniała. Inaczej wielu ludzi nie zapisuje niczego, żeby inni nie zobaczyli niedokończonej myśli.
Wspólne z firmą
To, co wszyscy muszą wiedzieć. „Towar przyjmujemy we wtorki rano.” Zapisujesz to raz i widzi to cała ekipa. Informacja nie krąży już po trzech rozmowach.
Przypisane do lokalizacji
To, co ważne tylko w jednym miejscu. „Budowa Północ: rozładunek z tyłu.” Odpowiedzialni za lokalizację widzą notatkę, gdy ją otwierają, bez szukania, bo jest tam, a nie na ogólnej liście. Każdy z nich może ją uzupełnić.
Dlaczego notatki przy lokalizacji mają znaczenie
Pierwsze dwa rodzaje zastępują notes. Trzeci daje więcej: informacja jest dokładnie w miejscu, którego dotyczy, więc nikt nie musi jej pamiętać.
Nowa osoba odpowiedzialna za budowę Północ od pierwszego dnia widzi, co trzeba o niej wiedzieć. Nie pyta, nie dzwoni, nie przekopuje starych wiadomości.
Czego nie robi
Notatki nie służą do zarządzania zadaniami. Nie mają terminów, osób przypisanych, ptaszków „zrobione” ani powiadomień.
Żeby sprawdzić, czy ich potrzebujesz, przypomnij sobie ostatnią informację, którą ktoś w firmie zdobył tylko dzięki telefonowi do kogoś innego. Jeśli mogła być zapisana przy tej lokalizacji, notatki pomogą. Lokalizacje wyjaśnia poradnik o lokalizacjach i flocie.
Poradnik opisuje jedną sytuację. Aplikacja obejmuje całą drogę, od skanu do podpisanego protokołu.
Zobacz wszystkie funkcjeKorzystasz już z ToolFlux? Pełna instrukcja, krok po kroku.
Inne sytuacje