Acta de entrega de herramientas: qué debe poner, con plantilla gratis

Se acaba la obra, recoges las herramientas y falta un martillo perforador de 3.000 lei. Preguntas quién lo tuvo el último. Uno dice que lo dejó en la furgoneta. Otro dice que se lo dio al compañero de la otra obra. Nadie miente, pero nadie apuntó nada.

Para eso existe el acta de entrega. Deja claro quién responde de una herramienta y desde cuándo. En esta guía ves qué debe poner, qué errores son habituales y cómo la haces directamente desde el móvil.

Qué debe poner el acta de entrega#

No tiene que ser larga. Tiene que responder por sí sola a cinco preguntas, porque dentro de seis meses nadie se acordará de los detalles.

• Quién entrega y quién recibe. Nombre, puesto y empresa. No «el equipo 2».
• Qué se entrega. La descripción y el número de serie o un código único. Si la empresa tiene once taladros, «un taladro» no dice nada.
• En qué estado. Apunta también los defectos que ya tiene. Eso protege a quien la recibe.
• Dónde y por qué. La ubicación y el motivo: asignación, transferencia, devolución o taller.
• Cuándo y hasta cuándo. La fecha de entrega y, si la hay, la de devolución.

Pon los accesorios en una columna aparte. Muchas discusiones no empiezan por la herramienta, sino por la segunda batería, el cargador o el maletín. Salen con la herramienta y a veces no vuelven.

Por qué firman los dos#

Si firma una sola parte, el documento es solo una nota interna. Vale de verdad cuando quien recibe confirma por escrito que ha visto y comprobado lo que recibe.

Por eso cuenta sobre todo la firma de quien recibe. Quien entrega deja constancia. Quien recibe asume la responsabilidad. Un formulario rellenado en el almacén cuando el equipo ya se ha ido a la obra no tiene el mismo efecto, por correcto que sea.

Cuatro errores habituales#

• Falta el número de serie. En la devolución no puedes decir qué «radial Bosch» era. El número de serie o una etiqueta con código lo resuelve.
• El estado está en blanco. Entonces se da por hecho que la herramienta estaba como nueva, y quien la recibió paga un defecto que no causó.
• Solo hay una copia. Se queda en la empresa, y quien recibió la herramienta no tiene nada que enseñar si no está de acuerdo.
• Se rellena a final de mes. Un montón de hojas firmadas el mismo día no demuestra nada. Solo lo parece.

La misma acta, desde el móvil#

El formulario en papel está bien. Lo difícil es rellenarlo a las 7 de la mañana, con frío, con las manos sucias, cuando el equipo tiene que salir. Y un acta sin rellenar no protege a nadie.

En ToolFlux no escribes nada a mano. La app ya sabe la respuesta a las cinco preguntas.

Lo que más ganas es que la encuentras. Sabes desde el móvil quién tiene la radial, sin preguntar a nadie. Si en la obra no hay cobertura, la entrega se hace igual. La app la guarda en el móvil y la sube cuando vuelve la red.

Puedes probar ahora mismo una entrega con firma, sin instalar nada: el simulador de la página de inicio genera el mismo tipo de documento.

Si de momento prefieres seguir con papel#

La plantilla de abajo es gratis y puedes usarla como quieras. Tiene casillas para las dos partes, una tabla de once filas para número de serie, estado y accesorios, sitio para observaciones y dos recuadros de firma. La imprimes y lista. Ojo: la plantilla está en rumano. Preferimos decírtelo antes que lo descubras al descargarla.

Es una plantilla orientativa, no asesoramiento jurídico. Para importes altos o un conflicto en marcha, consulta a un abogado. Cómo entregar una herramienta escaneando: la entrega con escaneo. Qué hacer con las herramientas que no vuelven: las herramientas no devueltas.