La información que existe, pero nadie encuentra
Qué resuelve
«Una información importante está en un mensaje de WhatsApp que ya nadie encuentra.»
Módulo usado
Las notas
En la obra del Norte, el material ya no se descarga por delante, sino por detrás. Quien lo sabe, lo sabe. Quien no, llama. La información existe. Alguien la escribió hace dos meses en WhatsApp, en un grupo de cuarenta personas, donde desde entonces han llegado seiscientos mensajes.
O está en un pósit. O solo la sabe alguien que ahora está de vacaciones.
La información existe, pero nadie la encuentra
En una empresa pequeña, la información importante rara vez se pierde del todo. Alguien la escribe en algún sitio, una vez, y luego nadie la encuentra:
- El grupo de WhatsApp. Los mensajes van en el orden en que llegaron, así que lo que buscas siempre está muy arriba.
- La libreta de la oficina. Hay una sola, en un solo sitio.
- Las notas del móvil de alguien. Se van con el móvil.
- «Ya se lo digo yo.» Funciona solo si el otro tiene tiempo y tú te acuerdas.
Sitios donde escribir tienes de sobra. Lo que falta es la relación entre la nota y el sitio al que se refiere. Y una forma de dar con ella sin buscarla.
Tres tipos de notas
No todas las notas son para todo el mundo.
Personales
Lo que tú no quieres olvidar. «Pedir discos de corte, 5 cajas.» Nadie más las ve. Importa que exista esta opción. Si no, mucha gente no escribe nada, para que los demás no vean una idea a medio pensar.
Compartidas con la empresa
Lo que tiene que saber todo el mundo. «El material se recibe los martes por la mañana.» Lo escribes una vez y lo ve todo el equipo. Ya no va de una conversación a otra.
Ligadas a una ubicación
Lo que solo importa en un sitio concreto. «Obra Norte: descargar por detrás.» Los responsables de la ubicación ven la nota al abrir la ubicación, sin buscarla, porque está ahí y no en una lista general. Cualquiera de ellos puede completarla.
Por qué importan las notas ligadas a una ubicación
Los dos primeros tipos sustituyen a una libreta. El tercero hace algo más: la información está justo en el sitio al que se refiere, así que nadie tiene que acordarse de ella.
Quien pasa a ser responsable de la obra del Norte ve desde el primer día lo que tiene que saber de ella. No pregunta, no llama, no busca en mensajes viejos.
Lo que no hace
Las notas no gestionan tareas. No tienen plazos, responsables, casillas de «hecho» ni notificaciones.
Para saber si te hacen falta, piensa en la última información que alguien de la empresa solo pudo saber llamando a otra persona. Si podía estar escrita en esa ubicación, las notas te ayudan. Las ubicaciones se explican en la guía de ubicaciones y flota.
La guía describe una sola situación. La app cubre todo el camino, del escaneo al acta firmada.
Ver todas las funciones¿Ya usas ToolFlux? El manual completo, paso a paso.
Otras situaciones