L’information qui existe, mais que personne ne retrouve
Ce que ça résout
«Une information importante est dans un message WhatsApp que plus personne ne retrouve.»
Module utilisé
Le carnet de notes
Sur le chantier du Nord, la marchandise ne se décharge plus devant, mais à l’arrière. Ceux qui savent, savent. Les autres appellent. L’information existe. Quelqu’un l’a écrite il y a deux mois sur WhatsApp, dans un groupe de quarante personnes, où six cents messages sont arrivés depuis.
Ou elle est sur un post-it. Ou seule la connaît une personne qui est en congé en ce moment.
L’information existe, mais personne ne la retrouve
Dans une petite entreprise, l’information importante se perd rarement tout à fait. Quelqu’un l’écrit quelque part, une fois, puis plus personne ne la retrouve :
- Le groupe WhatsApp. Les messages sont dans l’ordre d’arrivée, donc ce que vous cherchez est toujours bien plus haut.
- Le cahier du bureau. Un seul exemplaire, à un seul endroit.
- Les notes sur le téléphone de quelqu’un. Elles partent avec le téléphone.
- « Je lui dirai. » Ça marche seulement si l’autre a le temps et si vous y pensez.
Des endroits où écrire, vous en avez assez. Ce qui manque, c’est le lien entre la note et l’endroit qu’elle concerne. Et un moyen de tomber dessus sans la chercher.
Trois sortes de notes
Toutes les notes ne sont pas pour tout le monde.
Personnelles
Ce que vous ne voulez pas oublier. « Commander des disques, 5 boîtes. » Personne d’autre ne les voit. Il est important que cette option existe. Sinon, beaucoup n’écrivent rien, pour que les autres ne voient pas une idée à moitié mûrie.
Partagées avec l’entreprise
Ce que tout le monde doit savoir. « La marchandise est réceptionnée le mardi matin. » Vous l’écrivez une fois et toute l’équipe la voit. Elle ne circule plus dans trois conversations.
Liées à un emplacement
Ce qui ne compte qu’à un endroit précis. « Chantier Nord : décharger à l’arrière. » Les responsables de l’emplacement voient la note en ouvrant l’emplacement, sans la chercher, parce qu’elle est là et non dans une liste générale. Chacun d’eux peut la compléter.
Pourquoi les notes liées à un emplacement comptent
Les deux premières sortes remplacent un carnet. La troisième fait plus : l’information se trouve à l’endroit même qu’elle concerne, donc personne n’a à la retenir.
Une personne qui devient responsable du chantier du Nord voit dès le premier jour ce qu’elle doit savoir à son sujet. Elle ne demande pas, n’appelle pas, ne fouille pas dans de vieux messages.
Ce que ça ne fait pas
Le carnet ne gère pas de tâches. Il n’a ni échéances, ni responsables, ni cases « fait », ni notifications.
Pour savoir s’il vous est utile, pensez à la dernière information que quelqu’un dans l’entreprise n’a obtenue qu’en appelant quelqu’un d’autre. Si elle pouvait être écrite dans l’emplacement concerné, le carnet vous aide. Les emplacements sont expliqués dans le guide sur les emplacements et la flotte.
Le guide décrit une seule situation. L’application couvre tout le parcours, du scan au procès-verbal signé.
Voir toutes les fonctionnalitésVous utilisez déjà ToolFlux ? Le manuel complet, étape par étape.
Autres situations