01
Primii pași: contul, firma și primul activ
Îți configurezi firma în ToolFlux și adaugi primul activ.
Verificat 2026-09-05
Pe scurt
- Contul se creează o singură dată, de către prima persoană din firmă. Ea devine automat administrator.
- Configurarea are trei pași. Moneda și formatul codului se blochează la final și nu se mai schimbă din aplicație.
- Nu poți adăuga primul echipament înainte de a avea o locație — un depozit sau o mașină.
Ordinea care contează
ToolFlux ține evidența unor obiecte fizice care stau undeva și sunt la cineva. De aceea ordinea de pornire nu e negociabilă: întâi firma, apoi cel puțin o locație, apoi echipamentele, apoi angajații care le primesc.
Aplicația impune singură primul pas al acestei ordini. Dacă încerci să adaugi un echipament într-o firmă fără nicio locație, ecranul de adăugare nu se deschide: afișează SISTEM BLOCAT și un singur buton, CREEAZĂ NOD LOGISTIC. Nu e o eroare, e ordinea aplicată.
Contul și firma
Pe telefon
Creezi contul
Te înregistrezi cu email și parolă, sau intri cu Google ori Facebook. Contul e personal; firma vine la pasul următor.
Înregistrezi firma
Ecranul Înregistrare Companie cere două lucruri: Nume — al tău — și Nume Companie. Amândouă sunt obligatorii. Chiar dacă ai intrat cu Google, numele nu se preia tăcut: dacă e gol, ți se cere.
Devii administrator
Contul care creează firma primește rolul de administrator. Nu se alege și nu se cere — cineva trebuie să poată adăuga restul oamenilor.
Captură de ecran
Ecranul „Înregistrare Companie” din aplicație, completat cu date demo (nume persoană + nume firmă), înainte de apăsarea butonului.
În consolă
Creezi contul
Din pagina de autentificare: cont nou cu email și parolă, sau intrare cu Google.
Înregistrezi firma
Consola cere Numele companiei și Numele tău, apoi te trimite mai departe. Aceleași două câmpuri ca în aplicație, aceeași scriere în spate.
Configurarea inițială: trei pași
Imediat după înregistrarea firmei, administratorul trece printr-un asistent de trei pași. Îl vede doar administratorul; utilizatorii adăugați mai târziu intră direct în aplicație.
Identitate Fiscală
CUI / CIF și Adresă Firmă. Amândouă sunt opționale, dar apar pe documentele generate de sistem — avize și rapoarte PDF. Dacă vrei acte care arată a acte, completează-le acum.
Preferințe Sistem
MONEDĂ IMPLICITĂ — RON, EUR, USD sau GBP — și FORMAT COD IDENTIFICARE, adică QR Code sau Cod Bare 1D. Acesta e formatul în care se vor tipări etichetele tuturor echipamentelor.
Confirmare
Un rezumat al primilor doi pași și butonul ACTIVARE SISTEM.
Captură de ecran
Pasul 2 al configurării inițiale din aplicație („Preferințe Sistem”), cu selecția de monedă și cele două cartonașe QR / Cod Bare 1D vizibile în același cadru.
- 1Moneda în care se vor înregistra toate sumele.
- 2Formatul etichetelor: QR sau cod de bare. Alege după cititoarele pe care le ai deja în firmă.
- 3Indicatorul de pas — configurarea are trei.
Ce diferă între aplicație și consolă
Asistentul e același, cu o singură diferență reală: consola cere o bifă explicită pe acordul de prelucrare a datelor (DPA, art. 28 GDPR) înainte de a activa sistemul, iar butonul de activare rămâne inactiv până e bifată.
Acceptarea se înregistrează pe firmă, nu pe persoană — cu versiunea documentului și data — deci un al doilea administrator al aceleiași firme nu reacceptă un contract deja încheiat. Documentele în sine nu sunt copiate în aplicație: ele trăiesc pe site, iar aplicația trimite acolo. Le găsești oricând în Setări, la Informații legale, sau direct: politica de confidențialitate a aplicației, termenii serviciului și DPA-ul.
Prima locație și primul echipament
Pe telefon
Creezi locația
Din Depozite, pe ecranul principal. Un depozit, o mașină sau un șantier — cel puțin unul, altfel adăugarea de echipamente rămâne blocată.
Adaugi echipamentul
ADĂUGARE ECHIPAMENT cere, obligatoriu: Categorie Principală, Subcategorie, Denumire Articol și Nod Logistic (Destinație). Restul — marcă, model, serie, preț, poză — se poate completa mai târziu.
Îi dai un cod
Echipamentul primește un cod în formatul ales la configurare. De aici înainte, scanarea lui e modul obișnuit de a-l preda, primi sau căuta.
Captură de ecran
Ecranul „ADĂUGARE ECHIPAMENT” pe un cont demo, cu categoria și subcategoria alese și denumirea completată, ca să se vadă câmpurile obligatorii.
În consolă
Din Inventar, butonul + Adaugă deschide o listă cu tipurile de articol care se pot crea. Formularul cere aceleași câmpuri obligatorii ca pe telefon, într-un panou lateral în loc de un ecran plin.
Captură de ecran
Pagina Inventar din consolă, cu meniul „+ Adaugă” deschis, ca să se vadă tipurile de articol disponibile.
Cine intră după tine
Până aici ai lucrat singur. Restul firmei intră în două feluri complet diferite, iar confuzia dintre ele e cea mai frecventă la început:
- Utilizatorii au cont și intră în aplicație. Îi creezi tu; nu se înregistrează singuri.
- Angajații nu au cont și nu intră nicăieri. Sunt oamenii cărora li se predau sculele.
Diferența asta, plus cele trei roluri, sunt subiectul capitolului următor.
Mai departe
Capitolul 02 ia vocabularul: cele cinci noțiuni pe care se sprijină tot restul, și cele trei roluri. Dacă vrei în schimb ecranele acestui capitol, câmp cu câmp, sunt în referința ecranelor de pornire.
Ecranele din acest capitol
Capitolul următor
02 · Concepte și roluri: cum gândește ToolFlux