Auto de entrega de ferramentas: o que deve constar, com modelo gratuito

A obra acabou, junta as ferramentas e falta um martelo perfurador de 3.000 lei. Pergunta quem o teve por último. Um diz que o deixou na carrinha. Outro diz que o deu ao colega da outra obra. Ninguém está a mentir, mas ninguém registou nada.

É para isso que serve o auto de entrega. Mostra com clareza quem responde por uma ferramenta e desde quando. Neste guia vê o que deve constar dele, que erros são frequentes e como o faz diretamente no telemóvel.

O que deve constar do auto de entrega#

Não precisa de ser longo. Tem de responder sozinho a cinco perguntas, porque daqui a seis meses já ninguém se lembra dos pormenores.

• Quem entrega e quem recebe. Nome, função e empresa. Não «a equipa 2».
• O que se entrega. A designação e o número de série ou um código único. Se a empresa tem onze berbequins, «um berbequim» não diz nada.
• Em que estado. Registe também os defeitos que já existem. Isso protege quem recebe.
• Onde e porquê. A localização e o motivo: atribuição, transferência, devolução ou oficina.
• Quando e até quando. A data da entrega e, se existir, a data de devolução.

Ponha os acessórios numa coluna à parte. Muitas discussões não começam na ferramenta, mas na segunda bateria, no carregador ou na mala. Saem com a ferramenta e às vezes não voltam.

Porque assinam os dois#

Se só uma parte assina, o documento é apenas uma nota interna. Só tem valor quando quem recebe confirma por escrito que viu e verificou o que recebeu.

Por isso a assinatura de quem recebe é a que mais conta. Quem entrega regista. Quem recebe assume a responsabilidade. Um formulário preenchido no armazém depois de a equipa já ter saído para a obra não tem o mesmo efeito, por mais correto que seja.

Quatro erros frequentes#

• Falta o número de série. Na devolução não consegue dizer que «rebarbadora Bosch» era. O número de série ou uma etiqueta com código resolve o problema.
• O estado não está preenchido. Então presume-se que a ferramenta estava como nova, e quem a recebeu paga um defeito que não causou.
• Só existe um exemplar. Fica na empresa, e quem recebeu a ferramenta não tem nada para mostrar se não concordar.
• É preenchido no fim do mês. Uma pilha de folhas assinadas no mesmo dia não prova nada. Só parece um registo.

O mesmo auto, no telemóvel#

O formulário em papel é bom. O difícil é preenchê-lo às 7 da manhã, ao frio, com as mãos sujas, quando a equipa tem de sair. E um auto por preencher não protege ninguém.

No ToolFlux não escreve nada à mão. A app já sabe a resposta às cinco perguntas.

O maior ganho é que o encontra. Sabe pelo telemóvel quem tem a rebarbadora, sem perguntar a ninguém. Se não houver rede na obra, a entrega faz-se na mesma. A app guarda-a no telemóvel e envia-a quando a rede voltar.

Pode experimentar já uma entrega com assinatura, sem instalar nada: o simulador da página inicial gera o mesmo tipo de documento.

Se, para já, prefere continuar no papel#

O modelo abaixo é gratuito e pode usá-lo como quiser. Tem campos para as duas partes, uma tabela de onze linhas para número de série, estado e acessórios, espaço para observações e dois campos de assinatura. Imprime-o e está pronto. Atenção: o modelo está em romeno. Preferimos dizê-lo antes do que deixá-lo descobrir depois de o descarregar.

É um modelo indicativo, não aconselhamento jurídico. Para valores elevados ou um litígio em curso, consulte um jurista. Como entregar uma ferramenta com uma leitura: a entrega por leitura. O que fazer às ferramentas que não voltam: as ferramentas não devolvidas.