As ferramentas que não voltam: vê-las antes de alguém sair
O que resolve
«Alguém sai da empresa e só então descobre que ferramentas tinha.»
Módulo usado
Funcionários e atrasos
Alguém sai da empresa. Despede-se na sexta-feira e na segunda descobre que tinha um berbequim. Ou dois. Ou um conjunto inteiro, com baterias, de que já ninguém sabe nada, porque quem lho entregou também saiu, há um ano.
Pior do que a ferramenta perdida é não conseguir provar nada. Não tem uma lista do que a pessoa tinha, nem uma assinatura, e agora é tarde para falar disso.
Os atrasos acumulam-se sem ninguém ver
Uma ferramenta que não volta não dá sinal. Ninguém sente a falta dela até ao dia em que precisa, e aí já é uma urgência. Entretanto, os atrasos crescem:
- A ferramenta emprestada «por dois dias», há quatro meses.
- Um funcionário com sete ferramentas consigo, sem que ninguém tenha reparado que eram sete.
- A ferramenta que ficou de uma obra fechada, no carro de alguém.
- Alguém que saiu da empresa sem devolver nada.
Uma a uma parecem pouca coisa. Somadas ao longo de um ano, dão um valor que ninguém tinha previsto.
Cada funcionário tem a sua lista
No ToolFlux, cada funcionário tem uma ficha com tudo o que tem consigo agora. Deixa de se basear na impressão de que alguém é «de confiança» ou «perde tudo», e passa a ter uma lista, com ferramentas e datas.
Dessa lista tira duas coisas:
- Saídas sem surpresas. Quando alguém sai, abre a ficha e vê exatamente o que tem de devolver. Fica a saber antes do último dia, não depois.
- Conversas sem acusações. «Tem a rebarbadora desde 12 de março» soa diferente de «onde está a rebarbadora?». A primeira frase tem uma data. A segunda tem só um tom.
Com uma data de devolução, o atraso vê-se
Em cada entrega pode definir uma data de devolução. Não é obrigatória: uma ferramenta atribuída de vez a uma equipa não precisa dela. Onde a define, a app acompanha o atraso por si.
O servidor verifica todos os dias às 9h
A verificação corre todas as manhãs, à hora da Roménia. Não importa quem abre a app.
O que conta como atraso
Um artigo está em atraso se foi entregue a alguém, a data de devolução já passou e não está marcado em falta. Um artigo em falta é outro problema e resolve-se de outra forma.
Ao fim de duas semanas, um alerta à parte
Os atrasos com mais de 14 dias recebem um alerta à parte, mais sério. Dois dias de atraso é normal numa obra. Dois meses é outra coisa, e não deve parecer igual na lista.
Se todos os atrasos parecessem iguais, a lista cresceria, habituava-se a ela e acabava por ignorá-la. Quando os casos graves se destacam, vale a pena abrir a lista.
Quando alguém sai da empresa
Não vai evitar todas as perdas. Mas deixa de saber tarde demais. Vê o problema no dia em que surge, não no dia em que precisa da ferramenta. E quando alguém sai, tem uma lista clara, não uma discussão de memória.
Como se entregam as ferramentas com a assinatura das duas partes está no guia do auto de entrega. Aí encontra também um modelo em branco, se quiser começar em papel.
O guia descreve uma só situação. A app cobre todo o caminho, da leitura ao auto assinado.
Ver todas as funcionalidadesJá usa o ToolFlux? O manual completo, passo a passo.
Outras situações