Porque é que o Excel das ferramentas nunca está atualizado, e o que o substitui
O que resolve
«O Excel das ferramentas tem três meses e já ninguém confia nele.»
Módulo usado
O inventário, num só lugar
Quase todas as empresas têm o ficheiro. Chama-se Inventário ferramentas.xlsx e está num portátil. Tem boas colunas e está preenchido com cuidado, até à data no canto. Normalmente, há três meses.
O ficheiro não está errado. Mostra apenas o que havia no armazém da última vez que alguém o preencheu. Desde então mudaram ferramentas de sítio, uma avariou, compraram-se três e um berbequim saiu com alguém que já não trabalha na empresa.
Porque é que qualquer folha fica para trás
Não é culpa de ninguém. A folha é preenchida no escritório, mais tarde. As ferramentas mudam de sítio na obra, agora. Pelo meio há alguém que tem de se lembrar e ter tempo. As consequências são sempre as mesmas:
- Volta a comprar uma ferramenta que já tem, porque não sabe onde está.
- Alguém sai da empresa e só um mês depois descobre que ferramentas tinha.
- No inventário não consegue explicar as diferenças. Só tem a situação de agora, sem histórico.
- As baterias e os acessórios não aparecem em lado nenhum, porque «são do berbequim».
Cada artigo tem a sua ficha
Uma linha de uma folha só tem colunas. Uma ficha tem também histórico. No ToolFlux, cada artigo tem foto, número de série, estado, localização, quem o tem agora e tudo o que lhe aconteceu até hoje.
Os artigos são de seis tipos, porque não se usam todos da mesma forma:
- Ferramentas. Cada uma com o seu número de série.
- Acessórios. Ligados a uma ferramenta, mudam de sítio com ela.
- Conjuntos. A ferramenta, as baterias e o carregador, juntos.
- Consumíveis. Gastam-se, por isso controla-os por quantidade.
- Materiais. Também por quantidade, mas vê ainda quanto foi aplicado em obra.
- Contentores. As caixas e malas em que viaja o resto.
A pesquisa e os filtros fazem coisas diferentes
Pesquisa por nome, modelo ou número de série
Escreve «GWS» ou os últimos algarismos da placa e encontra o artigo. A pesquisa olha para a designação, o modelo e o número de série.
Filtra para reduzir a lista
Por categoria, marca, localização, estado, condição, disponibilidade ou só o que está abaixo do limite. Com os filtros sabe o que tem. Com a pesquisa sabe onde está um artigo concreto.
Abre a ficha e vê o histórico
Quem o teve, quando mudou de sítio, quando esteve na oficina e que reparações teve. Num conjunto, vê o que continha quando saiu, não só o que contém hoje.
Se um conjunto saiu com duas baterias e voltou com uma, o histórico diz-lhe com certeza quantas havia à saída.
As etiquetas são feitas por si
Cada artigo recebe uma etiqueta com código QR ou código de barras, que gera e imprime na app. Assim, uma ferramenta nova não fica à espera de uma encomenda de etiquetas.
Por onde começar
O que mais trava é pensar que não tem tempo para meter quinhentas ferramentas numa app. Não precisa de as meter todas para que seja útil. Comece pelo que mais circula e pelo que se perde: ferramentas elétricas, conjuntos e tudo o que é caro. Os consumíveis e os materiais acrescenta-os aos poucos. Se tiver muitos artigos e não souber por onde começar, escreva-nos e ajudamos.
Se preferir verificar o que tem agora, sem perder dois dias, leia o guia sobre o inventário por leitura.
O guia descreve uma só situação. A app cobre todo o caminho, da leitura ao auto assinado.
Ver todas as funcionalidadesJá usa o ToolFlux? O manual completo, passo a passo.
Outras situações