Entregar ferramentas com uma leitura, em vez do caderno de saídas
O que resolve
«Ninguém lê o caderno de saídas, e ele desaparece mesmo antes do inventário.»
Módulo usado
Entrega com uma leitura
Muitas empresas registam num caderno as ferramentas que saem para a obra. Quem entrega uma ferramenta devia escrever a data, o nome de quem a leva e o que levou. Na prática, a linha é escrita à pressa e diz só «uma rebarbadora». Ou nem chega a ser escrita, porque a equipa tinha de sair.
O caderno tem dois problemas, e um caderno melhor não os resolve. Ninguém o lê até faltar alguma coisa. E perde-se, normalmente mesmo antes do inventário.
Não basta registar
Quase todas as empresas registam alguma coisa. O difícil é tirar daí uma informação. Uma linha escrita à mão, num caderno que está num só lugar, não responde às perguntas que surgem mais tarde:
- Quem tem agora a rebarbadora? Lê o caderno de trás para a frente.
- Que ferramentas tem um determinado funcionário? Procura o nome dele no mês inteiro.
- O que devia ter voltado ontem? O caderno não tem datas de devolução.
- Quem assinou? Ninguém. É só uma linha escrita por outra pessoa.
Uma folha de Excel só ajuda a procurar. Alguém tem de a preencher à mão, no escritório, depois de a ferramenta já ter saído.
Três passos no telemóvel
No ToolFlux, a entrega é registada no momento, no telemóvel, por quem a faz.
Lê a etiqueta
Código QR ou código de barras Code-128, conforme a empresa escolher. Gera e imprime as etiquetas na app. Não depende de ninguém para pôr uma ferramenta nova a uso.
Escolhe a pessoa
Escolhe-a na lista de funcionários da empresa. A ferramenta passa para o nome dela, não para «a equipa do Norte». Responde uma pessoa concreta.
Confirma
Se quiser, define uma data de devolução. Quando a data passa, a app põe a ferramenta na lista de atrasos. Sem data, fica com essa pessoa até a devolver.
O conjunto sai inteiro
Um berbequim não sai sozinho. Tem baterias, carregador e às vezes uma mala com acessórios. Se cada peça tiver de ser entregue à parte, ninguém o faz. E então o registo fica errado: as baterias aparecem no armazém, mas estão na carrinha de outra pessoa.
Quando entrega um conjunto, sai tudo o que ele contém: as ferramentas e os acessórios de cada uma. Lê uma vez, não sete.
O que fica a saber depois
A entrega não demora menos do que no caderno. A diferença está no que pode saber a qualquer momento depois:
- Quem tem uma ferramenta, sem telefonar a ninguém.
- O que tem cada funcionário, antes de sair da empresa, não depois.
- O que está em atraso, numa lista mantida pela app.
- Todo o histórico de cada ferramenta: quem a teve e quando.
A leitura está incluída em todos os planos
A leitura de códigos é a base da app, por isso tem-na em todos os planos. Os planos só diferem no número de leituras que pode fazer por dia.
A entrega e o auto
Para o documento assinado pelas duas partes, leia o guia sobre o auto de entrega. Aí encontra também um modelo em branco para descarregar.
A entrega também funciona sem rede. A app guarda no telemóvel tudo o que registou, incluindo o auto assinado, e envia-o quando a rede voltar, mesmo que entretanto tenha fechado a app. Só três coisas precisam de internet: criar a conta, apagá-la e pesquisar um código de barras online.
O guia descreve uma só situação. A app cobre todo o caminho, da leitura ao auto assinado.
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Outras situações