Quando compensa reparar uma ferramenta, e quando não

O martelo perfurador está na oficina pela terceira vez este ano. De cada vez, a reparação custou «pouco» e demorou «umas duas semanas». E de cada vez decidiu o mesmo: repara-se, que sai mais barato do que um novo.

Talvez saia. Mas não pode ter a certeza, porque ninguém faz as contas. As três reparações são três faturas soltas, de três meses diferentes. E as seis semanas em que a equipa trabalhou sem a ferramenta não aparecem em lado nenhum.

A reparação é a parte pequena do custo#

Numa ferramenta que avaria muitas vezes, a fatura da oficina é a parte pequena, e a que se vê. O resto não aparece em papel nenhum:

• O tempo sem ferramenta. A equipa pediu uma emprestada, desenrascou-se ou ficou à espera.
• A segunda ferramenta, comprada para tapar a falta, que depois fica na empresa.
• As idas à oficina, ida e volta, de cada vez.
• A obra atrasada, que custa muito mais do que a ferramenta.

Para comparar com justiça uma reparação com uma ferramenta nova, precisa do custo total de cada ferramenta desde que a comprou. Ninguém sabe isso de cor.

Avaria, revisão, oficina#

As três misturam-se muitas vezes, e por isso o registo fica confuso. Na app estão separadas, porque levam a decisões diferentes.

Uma ferramenta que entrou na oficina há quatro meses e ficou lá esquecida parece estar bem num registo que só conta as reparações terminadas.

As ferramentas que lhe custam demasiado#

A app tem um relatório que encontra por si as ferramentas problemáticas. Uma ferramenta entra nele se cumprir pelo menos uma destas condições:

• Vai demasiadas vezes à oficina: pelo menos 3 vezes nos últimos seis meses.
• Fica demasiado tempo na oficina: mais de metade do tempo desde que a tem.
• Custou demasiado para o que vale: as reparações chegaram a 70% do seu preço. Para isto, a app precisa do preço de compra.

As ferramentas sem problemas não aparecem. Não recebe o inventário inteiro com números ao lado, mas uma lista curta com as ferramentas sobre as quais tem de decidir.

A app não lhe diz quando deve abdicar de uma ferramenta. Isso decide a empresa, conforme a importância da ferramenta, a garantia que ainda tem e o preço de uma nova hoje. A app dá-lhe os números, para deixar de decidir por palpite.

O servidor envia os alertas#

Todas as manhãs, o servidor verifica as revisões pendentes e as ferramentas que estão há demasiado tempo na oficina. Não importa quem abre a app, nem quando.

Com a frota é igual, só mudam os documentos: inspeção, seguro, revisão. Os alertas começam 30 e 7 dias antes de expirarem, depois chegam no próprio dia e a seguir. Veja o controlo dos documentos da frota. Os números do relatório acima entram também no relatório de custos.