Controlar a inspeção, o seguro e a revisão da frota da empresa
O que resolve
«Só sabe que a inspeção expirou quando o motorista lhe telefona da estrada.»
Módulo usado
Armazéns, obras e frota
Normalmente só sabe que a inspeção expirou quando o motorista lhe telefona. A polícia mandou-o parar, a carrinha vai cheia de ferramentas e a equipa está à espera na obra desde as oito da manhã.
A partir daí perde o dia de trabalho, passa a carga para outra viatura e espera por uma marcação na inspeção que só consegue uma semana depois.
Porque é que os métodos habituais não chegam
Quase todas as empresas têm um sistema para os documentos das viaturas. Todos falham no mesmo ponto: quando a pessoa que tratava disso deixa de estar atenta.
- Os documentos no porta-luvas. A informação está na viatura, onde ninguém olha até ser tarde.
- Uma folha de Excel com datas. As datas estão certas, mas a folha não avisa. Só a abre quando se lembra, e nessa altura já sabia.
- Um alarme no telemóvel de alguém. Funciona até essa pessoa sair da empresa, mudar de telemóvel ou estar de férias precisamente nesse dia. O alarme é de uma pessoa; a obrigação é da empresa.
- Todos se calam depois do prazo. Se a data lhe escapou, é aí que mais precisa de um aviso, não um mês antes.
Os documentos ficam na viatura
No ToolFlux, cada viatura da frota é uma localização, tal como um armazém. Os seus documentos ficam lá, cada um com a sua data de validade. Se o motorista mudar, o registo fica onde estava.
Adiciona a viatura e escolhe os documentos
Para Portugal, a lista já está pronta: inspeção (IPO), seguro automóvel e IUC. Pode acrescentar qualquer outro documento com data de validade.
Introduz as datas uma única vez
Depois de cada renovação muda a data, e mais nada.
O servidor verifica todos os dias
A verificação corre no servidor, não no telemóvel de ninguém. Não importa quem abre a app nem quem está de férias.
Os alertas continuam depois de expirar
Abaixo vê exatamente quando. A diferença para um alarme comum é que os alertas continuam depois do prazo.
Quando recebe os alertas
Se também trabalha noutros países
A app tem listas de documentos para onze países, da Roménia ao Reino Unido, com as designações oficiais de cada um. Na Roménia são o ITP e o RCA; em Espanha, a ITV; na Alemanha, a HU (TÜV); em França, o Contrôle technique.
O que mais vê sobre a viatura
Entra pelos documentos, mas a viatura é também uma localização. Vê que ferramentas leva agora, quem responde por elas e o histórico de oficina, com custos. No mesmo lugar fica a saber onde está o nível laser e quando expira o seguro da F03.
As ferramentas da carrinha mudam de sítio através de transferências entre localizações. Os custos de oficina da frota entram nos mesmos relatórios que os das ferramentas. Veja também quando compensa reparar.
O guia descreve uma só situação. A app cobre todo o caminho, da leitura ao auto assinado.
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Outras situações