Como fazer o inventário de um armazém de ferramentas por leitura
O que resolve
«O inventário demora dois dias e continua sem saber o que falta mesmo.»
Módulo usado
Inventário rápido
Chega o fim do ano e alguém tem de contar tudo no armazém. Imprime uma lista do Excel e manda alguém com ela e uma esferográfica. Dois dias depois a folha volta, cheia de correções, com pontos de interrogação em metade das linhas.
No fim, ninguém confia no resultado, e com razão. A lista já estava desatualizada quando a imprimiu. Algumas ferramentas saíram para a obra enquanto se contava. E de outras não sabe se faltam ou se estão, com toda a legitimidade, com um funcionário.
O que um inventário lhe tem de dizer
Não chega uma lista com visto. Para cada artigo precisa de um de quatro resultados, e a contagem em papel mistura-os:
Estava na lista e está aqui. O único caso simples.
Está aqui, mas pertence a outra localização. Lá aparece em falta, mas só no inventário seguinte.
Não está aqui, mas sabe exatamente quem o tem e desde quando. Não está em falta.
Não está aqui e ninguém responde por ele. O único resultado sobre o qual tem de decidir alguma coisa.
O que mais importa é a diferença entre os dois últimos, e na folha não a vê. Em papel, uma ferramenta que está com um eletricista na obra parece igual a uma perdida. Acaba a procurar ao telefone «faltas» que não o são, enquanto as verdadeiras passam despercebidas.
Porque demora tanto
- A lista está desatualizada desde o início. Entre a impressão e a contagem, a mercadoria mudou de sítio.
- Escreve tudo duas vezes. Uma na folha e outra no computador. Os erros surgem à segunda.
- Perde o fio à meada. Toca o telefone, chega uma entrega, surge uma urgência, e quando volta já não sabe onde ia.
- Não o consegue fazer por etapas. Nada fica guardado, por isso tem de acabar de uma vez, normalmente a um sábado.
O inventário por leitura
No ToolFlux não preenche formulário nenhum. Lê os artigos, e a app lembra-se de onde ficou.
Inicia o inventário de uma localização
Nesse momento, a app faz a lista do que devia estar lá, com os dados atualizados. Não é uma exportação da semana passada.
Lê um a seguir ao outro
A câmara fica aberta. Passa de um código para o seguinte sem carregar em nada. Cada leitura assinala o artigo no momento.
Vê os resultados na hora
Encontrado, extra ou em falta. O que está entregue a um funcionário nem entra nos artigos a contar, porque a app sabe quem o tem. Vê os resultados enquanto conta. Se ler algo de outra localização, fica logo a saber.
Para e continua onde ficou
A app guarda o inventário. Alguém lhe telefona, vai para outra obra ou o telemóvel fica sem bateria. Quando volta, continua. Não começa do zero.
Fecha e marca o que falta
O que não encontrou, marca-o em falta num só passo. A app regista quem verificou a falta, quando e em que localização. O resultado entra diretamente no registo. Ninguém tem de o passar para o computador.
Ganha tempo, mas sobretudo pode confiar no resultado. Cada artigo tem um resultado claro e um histórico. «Em falta» quer dizer que falta mesmo, não que não o encontrou ao fim de duas horas à procura.
O que continuar em falta no fim, acompanha-o como no guia dos atrasos. As fichas com que compara são as do inventário digital. Se a empresa tem contabilidade, o inventário periódico é de qualquer forma obrigatório. A única questão é se desse dia sai um documento em que confia ou uma pilha de folhas que assina só para despachar.
O guia descreve uma só situação. A app cobre todo o caminho, da leitura ao auto assinado.
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Outras situações