Como não ficar sem consumíveis a meio da obra
O que resolve
«Os discos acabam a meio do trabalho e a equipa fica à espera enquanto alguém vai à loja.»
Módulo usado
Stock crítico e encomendas
São dez da manhã, a equipa está a trabalhar e acabam-se os discos da rebarbadora. Não acabaram de repente. Estavam a descer há duas semanas, à vista de todos. Mas ninguém olha para uma caixa meio vazia a perguntar-se quanto tempo vai durar.
Depois vem a parte cara. Alguém pega no carro e perde duas horas a ir à loja e a voltar. O resto da equipa fica à espera ou passa para outra tarefa e perde o ritmo. Tudo por um consumível de quarenta lei.
Os consumíveis não acabam de repente
Ao contrário de uma avaria, ficar sem stock é totalmente previsível. A quantidade desce de forma constante e vê-se. A informação existe. Falta alguém que olhe para ela todos os dias.
Por isso os métodos habituais não funcionam:
- «Logo se vê quando acabar.» Vê exatamente nessa altura, quando já é tarde para encomendar.
- A encomenda fixa, todos os meses. Ou fica sem nada a meio do mês, ou tem dinheiro parado em stock a mais.
- «A obra avisa-me.» Avisa quando acabou, não quando devia ter encomendado.
- O stock está em várias localizações. O armazém tem, a obra não, e ninguém sabe até alguém perguntar.
Um limite para cada artigo, em cada localização
No ToolFlux define uma quantidade mínima para cada artigo e para cada localização. Um armazém central não precisa das mesmas quantidades que uma carrinha.
Define o limite uma única vez
Por exemplo: «Discos 125 mm, mínimo 20 unidades no armazém central.» Ponha o suficiente para ter tempo de encomendar com calma.
O servidor verifica todas as manhãs
A verificação corre todos os dias às 7h30, no servidor, não no telemóvel de ninguém. Não importa quem abre a app.
Abaixo do limite, um alerta ou um pedido já feito
Escolhe o que a regra faz. Pode só avisá-lo. Ou pode criar ela própria um pedido de reabastecimento para o armazém escolhido, com a quantidade que definiu.
Não se encomenda duas vezes
Antes de criar um pedido, a app verifica se já existe um aberto para esse artigo. Se houver um pendente, aprovado ou em trânsito, não cria outro.
O pedido segue um caminho claro
Quem recebe o pedido aprova-o ou recusa-o, com um motivo. Vê sempre em que estado está: pendente, aprovado, em trânsito, confirmado, recusado ou cancelado. «Recusado» quer dizer que o armazém o rejeitou. «Cancelado» quer dizer que a obra o retirou.
Se a app criasse o mesmo pedido todas as manhãs até a mercadoria chegar, ao fim de uma semana ignorava-o. E um alerta que se ignora é pior do que nenhum, porque faz crer que se está coberto.
Encomenda à caixa, não à unidade
O stock controla-se à unidade, porque é assim que se gasta. Mas ninguém encomenda 5.300 buchas. Encomendam-se caixas. A app mostra-lhe a mesma quantidade também em embalagens: 5.300 un. passa a 5 caixas e 300 un.
A app mostra da mesma forma as necessidades de reabastecimento: em embalagens e resto, agrupadas por fornecedor. Exporta-as em PDF. O fornecedor recebe uma encomenda clara, não uma lista para decifrar.
O que ganha
Continua a ir à loja. Mas já não à pressa, às dez da manhã, com a equipa parada, ao preço da prateleira. Encomenda quando tem tempo, a quem quiser, ao preço negociado.
A mesma regra vale para os materiais: buchas, parafusos, cimento. Nos materiais vê ainda quanto foi aplicado em obra, não só quanto se gastou. As necessidades calculadas aqui são um dos relatórios descritos em quanto custam realmente as suas ferramentas.
O guia descreve uma só situação. A app cobre todo o caminho, da leitura ao auto assinado.
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Outras situações