A informação que existe, mas ninguém encontra
O que resolve
«Uma informação importante está numa mensagem de WhatsApp que já ninguém encontra.»
Módulo usado
As notas
Na obra do Norte, a mercadoria já não se descarrega à frente, mas pelas traseiras. Quem sabe, sabe. Quem não sabe, telefona. A informação existe. Alguém a escreveu há dois meses no WhatsApp, num grupo de quarenta pessoas, onde desde então chegaram seiscentas mensagens.
Ou está num post-it. Ou só a sabe alguém que agora está de férias.
A informação existe, mas ninguém a encontra
Numa empresa pequena, a informação importante raramente se perde por completo. Alguém a escreve num sítio qualquer, uma vez, e depois ninguém a volta a encontrar:
- O grupo de WhatsApp. As mensagens estão pela ordem em que chegaram, por isso o que procura está sempre muito lá para cima.
- O caderno do escritório. Há um só exemplar, num só lugar.
- As notas no telemóvel de alguém. Vão-se embora com o telemóvel.
- «Eu digo-lhe.» Só resulta se o outro tiver tempo e se se lembrar.
Sítios para escrever tem de sobra. O que falta é a ligação entre a nota e o lugar a que se refere. E uma forma de dar com ela sem a procurar.
Três tipos de notas
Nem todas as notas são para toda a gente.
Pessoais
O que não quer esquecer. «Encomendar discos de corte, 5 caixas.» Mais ninguém as vê. É importante que esta opção exista. Caso contrário, muita gente não escreve nada, para que os outros não vejam uma ideia ainda a meio.
Partilhadas com a empresa
O que toda a gente tem de saber. «A mercadoria é recebida às terças de manhã.» Escreve-a uma vez e toda a equipa a vê. Deixa de andar por três conversas.
Ligadas a uma localização
O que só interessa num sítio concreto. «Obra Norte: descarregar pelas traseiras.» Os responsáveis da localização veem a nota ao abrir a localização, sem a procurar, porque está lá e não numa lista geral. Qualquer um deles a pode completar.
Porque contam as notas ligadas a uma localização
Os dois primeiros tipos substituem um bloco de notas. O terceiro faz mais: a informação fica no próprio lugar a que se refere, por isso ninguém tem de se lembrar dela.
Quem passa a ser responsável pela obra do Norte vê desde o primeiro dia o que precisa de saber sobre ela. Não pergunta, não telefona, não procura em mensagens antigas.
O que não faz
As notas não gerem tarefas. Não têm prazos, responsáveis, vistos de «feito» nem notificações.
Para saber se precisa delas, pense na última informação que alguém na empresa só conseguiu saber telefonando a outra pessoa. Se podia estar escrita nessa localização, as notas ajudam. As localizações estão explicadas no guia sobre localizações e frota.
O guia descreve uma só situação. A app cobre todo o caminho, da leitura ao auto assinado.
Ver todas as funcionalidadesJá usa o ToolFlux? O manual completo, passo a passo.
Outras situações